案件管理ができるおすすめクラウドシステム7選！導入のメリットや選び方のポイントを解説
案件管理に手間がかかっていて、効率化する方法を検討中の方も多いのではないでしょうか。案件管理は、適切に行わないと業務効率が悪くなるなどのリスクがあるため、正確かつ素早く処理が行える管理方法の導入が大切です。
そこで今回は、案件情報を効率的に管理・共有できる案件管理クラウドシステムについて詳しく解説します。
INDEX
案件管理クラウドシステムとは？
案件管理クラウドシステムとは、クラウド上で案件情報や業務進捗を管理できるシステムのことです。営業に必要な顧客情報や案件の内容をシステム上で管理することで、営業関連の業務の効率化や管理コストの削減を実現します。とくに案件数が多い企業の場合、管理するデータが膨大になってしまうため、案件管理システムによる効率化が重要となるでしょう。
案件管理クラウドシステムは、クラウド上で情報を管理できるため、複数人の営業担当者がリアルタイムにデータを共有することが可能です。テレワークや外出先での情報更新も可能なため、多様な働き方にも対応できます。
Excelやスプレッドシートとの違い
案件管理クラウドシステムは、インターネット環境があればデータにアクセスでき、複数人が同時に情報を共有・更新できます。また、ワークフローやタスクの自動化もでき、他のアプリケーションとの統合も可能です。
Excelやスプレッドシートで案件管理をする場合、追加のコストが発生することなく利用でき、ユーザー側が自由にフォーマットを変更することが可能な点や、ほとんどの会社で利用されているため、多くの方にとって使い慣れたツールである点が大きなメリットです。
ただし、管理するExcelファイルやスプレッドシートの数が膨大になってしまったり、検索や参照が大変になったりというデメリットもあります。
案件管理クラウドシステムの主な機能
案件管理クラウドシステムには、顧客管理、リード管理、見積管理、売上管理、予実管理、商談管理など、さまざまな機能が備わっています。
また、システムによっては、取引先を地図上で表示できる取引先表示機能や、外回りで行った営業先を自動で記録するGPS機能など、特定の業界や用途に特化した機能を備えているものもあります。
このように、数多くの機能を1つのシステムで扱えるのが案件管理クラウドシステムの大きな特徴で、営業活動から各種プロジェクトまで幅広く管理できる機能がそろっています。
案件管理クラウドシステムの2つの種類
案件管理クラウドシステムは、SFA（営業支援システム）とCRM（顧客管理システム）という2種類に分けることができます。ほとんどの場合、営業を軸とした案件管理にはSFA、顧客を軸とした案件管理にはCRMが使われます。
ここからは、2つのシステムの違いについて解説していきます。
SFA（営業支援システム）
SFA（営業支援システム）は、営業チームの活動内容や商談の進捗状況、商談の結果などを管理して、営業の業務改善を推進するシステムです。顧客情報の一元管理やリアルタイム更新、営業の進捗把握が可能となるだけでなく、営業のノウハウをシステムに蓄積することで、他の営業担当者とノウハウの共有を行うこともできます。
営業活動を支援するさまざまな機能が備わっているため、営業に関する業務の効率化や成約率の向上に役立つシステムが多いです。
CRM（顧客管理システム）
CRM（顧客管理システム）は、顧客情報を保存する機能や、顧客とのコミュニケーション履歴の管理機能、マーケティング分析機能など、顧客との関係を強化するための機能を備えたシステムのことです。
顧客に関するさまざまな情報を可視化することで、顧客満足度を向上させたり、マーケティング戦略を効率化させることが可能となります。営業をサポートする機能が備わっているものもありますが、基本的にはマーケティング活動の効率化などに役立つ機能が中心です。
案件管理クラウドシステムを導入するメリット
案件管理クラウドシステムを導入するメリットとして、以下が挙げられます。
・業務の効率化が図れる
・案件情報をリアルタイムで可視化できる
・営業活動の分析がしやすい
ここからは、上記のメリットについて解説していきます。
業務の効率化が図れる
業務の効率化が図れることは、案件管理クラウドシステムを導入するメリットのひとつです。
例えば、Excelを使用して案件管理をしていると、複数の端末から同時にアクセスしたり、データを最新の状態に保つのが困難です。しかし、案件管理クラウドシステムであれば、そうしたことが容易に実現します。
他のツールとの連携や、さまざまな形式のデータを取り込むこともでき、データ入力の手間も大きく削減されるため、業務を効率化できます。
案件情報をリアルタイムで可視化できる
案件情報をリアルタイムで可視化して確認できる点も、案件管理クラウドシステムを導入するメリットのひとつです。
システムを導入すると、各担当者が取引内容や進捗状況などをシステムに入力することになります。そのため、システムにログインすれば、それぞれの案件状況をリアルタイムで確認できるようになります。
その結果、各担当者へ指示を出す際も、現状を踏まえた適切な指示が出せるようになります。
営業活動の分析がしやすい
営業活動の内容を分析しやすくなる点も、案件管理クラウドシステムの大きな魅力です。
営業活動の内容について、簡単な情報しか保存していなかった場合、分析するためのデータが不足して、その後の営業活動やマーケティング活動に生かせない可能性があります。
しかし、案件管理システムを活用することで、商材ごとの売り上げ見込みや実績をデータとして蓄積したり、グラフ化したりすることが容易になります。また、商談のフェーズごとの移行率もシステム内で確認できます。
営業担当者ごとの成績も分析できるため、成果が出ていない担当者に対して早急に改善を促すことも可能になります。
案件管理クラウドシステムを導入する際の注意点
案件管理クラウドシステムは、無料で使えるものから高額なものまでさまざまです。この中から、自社に合ったものを選択することが重要です。
自社に合わないシステムを選択してしまうと、導入したにもかかわらず成果が出るのを待たずに使用を中止してしまうケースもあります。システムによっては、機能や金銭面に問題はなくとも、従業員が使いこなせないケースもあるため、事前に使用感を確認することが大切です。
自社のニーズを明確化し、デモやトライアルを活用しながら、運用のしやすさも考慮してシステムを選択しましょう。
おすすめの案件管理クラウドシステム7選
ここからは、おすすめの案件管理クラウドシステムを7つ紹介します。ぜひ、自社に合う製品を見つけてください。
Fairgrit®
1つ目の案件管理クラウドシステムは「Fairgrit®」です。
Fairgrit®は、株式会社エージェントグローが提供しているシステムで、SES企業におけるあらゆる業務を効率化できるシステムです。勤怠管理、契約管理、エンジニアのメンタル管理など、さまざまな業務管理に対応しています。
例えば、SES案件の内容と担当しているエンジニアをひもづけて、エンジニアの情報を管理できます。SES営業に必要な情報も簡単に確認でき、事務作業にかかる時間を削減できるため、コア業務に集中することが可能です。
SES企業のバックオフィス業務は、かなりの時間と労力を必要とします。多岐にわたる業務を一元管理することで自社の生産性を大きく向上させることができるでしょう。
Sales Cloud
2つ目の案件管理クラウドシステムは、株式会社セールスフォース・ジャパンが提供する「Sales Cloud」です。
リードへの接触からクロージングまで一元管理できる高機能なシステムで、売上の分析や予測、営業担当者ごとの進捗など、営業部門の活動をレポート化できます。また、タスクを自動化する機能もあり、業務効率化も期待できます。
Salesforce社の他の製品との連携もスムーズに行えるため、Slackなどのツールを活用している企業にもおすすめです。
Mazrica Sales
3つ目の案件管理クラウドシステムは「Mazrica Sales」です。こちらは株式会社マツリカが提供する、AIを搭載したシステムです。AIが進行中の案件のリスク分析を行うため、営業現場を多角的にサポートします。
また、案件の進捗は視覚的にわかりやすいカード形式になっており、直感的に進捗を確認可能。カードの色の変化により、放置されている案件もすぐに把握できます。
Google WorkspaceやMicrosoft 365との連携も可能なため、使い慣れたツールとあわせて使用できます。
Hirameki 7
4つ目の案件管理クラウドシステムは「Hirameki 7」で、トライベック株式会社が提供するシステムです。Hirameki 7は総合型DXツールで、案件を管理するための「名刺管理」機能だけではなく、「営業リスト検索」機能や、「メール配信」機能など、案件管理に関連する便利な機能を多数揃えています。
初期費用0円・月額費用800円（税別）から導入することができるため、低価格でシステムを導入したい方におすすめのツールです。
Zoho CRM
5つ目の案件管理クラウドシステム「Zoho CRM」は、インドのチェンナイに本社を置くZoho Corporationが提供しているシステムです。
SFAとCRMの機能を兼ね備えており、初期費用と導入の手間を抑えられるため、個人事業主や中小企業にもおすすめのシステムです。とくに、機能のカスタマイズ性の高さや操作性の良さは、他のシステムと比較しても高水準といえます。
JUST.SFA
6つ目の案件管理クラウドシステム「JUST.SFA」は、老舗のシステム会社である株式会社ジャストシステムが提供するシステムで、高いカスタマイズ性と洗練されたユーザーインターフェースが特徴です。
システムのカスタマイズは専門的な知識を必要とせず、ノーコードで実行できます。加えて、自社開発システムや基幹システムとの連携を可能にするAPIが備わっており、大規模なシステム移行をせずに、営業データの活用や連携ができます。
intra-mart DPS for Sales
7つ目の案件管理クラウドシステムは「intra-mart DPS for Sales」で、株式会社エヌ・ティ・ティ・データ・イントラマートが提供しています。こちらは、案件管理クラウドシステムでありながらSFAツールでもあります。従来の営業データの移行が行いやすいシステムで、導入実績は9,500社を超えます。
名刺の情報をスマートフォンから簡単に読み込むことができ、名刺情報と営業情報をシステム上でひもづけることができます。また、これまでExcelで管理していた営業データを連携できるため、Excel操作に慣れた社員が多い企業でも導入しやすいシステムです。
案件管理クラウドシステムの選び方のポイント
案件管理クラウドシステムを選ぶ際には、いくつかのポイントがあります。
ここからは、3つのポイントについて解説します。
導入目的を明確化する
案件管理システムの導入を検討する際は、まず「何のために導入するのか」という目的を明確化する必要があります。
データ入力の効率化による作業工数の削減、案件管理の効率化、営業活動に専念できる環境づくりなど、その目的に合わせたシステムを導入することが大切です。自社が営業やマーケティング活動でどのような課題を抱えているかを洗い出し、その課題解決に役立つ機能が備わっているシステムを探しましょう。
他のツールとの連携のしやすさを確認する
案件管理クラウドシステムは、他のシステムと連携させたり、複数のデータと照らし合わせて分析したりすることで、さらに効果を発揮します。そのため、自社が導入している他の管理システムや基幹システムと連携ができるかは、事前に確認しておきましょう。
とくに、自社開発のシステムを活用している場合は、連携できる案件管理クラウドシステムが限られてくるため、API連携できるかの確認も重要です。
また、連携作業を自社で行う場合は、操作や運用が簡単に行えるかも確かめておきましょう。操作が難しかったり、プログラミングの知識が必要だったりすると、作業可能な従業員が限られてしまい、効果的な運用ができない可能性があります。
画面設計が見やすいかを確認する
ユーザーインターフェースも、システムを選ぶ上での大切なポイントです。たとえ高性能なシステムであっても、入力工程が複雑なシステムでは、現場での定着が難しくなってしまいます。
とくに、システムの操作に不慣れな人が多い職場の場合、導入担当者と現場の感覚がずれてしまい、せっかく導入しても運用に乗らない可能性があります。
おすすめは、やはり実際に使用してみることです。トライアル期間が十分にあるシステムを選び、使用感や操作方法を事前に確認しましょう。
案件管理クラウドシステムの導入で快適な業務管理を
案件管理クラウドシステムを導入することによって、場所やデバイスを問わず、顧客やリードの情報、売上や商談の状況など、あらゆる情報の管理・共有が簡単にできます。他のシステムやアプリケーションと連携できるものも多く、業務管理をより効率化することが可能です。
導入の際には、その目的を明確化してシステムを選択することが大切です。自社に合ったシステムを導入し、快適な業務管理を行っていきましょう。
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