SES契約管理を効率化するには？おすすめの契約管理システムを解説
SES企業は、自社で雇用するエンジニアの管理だけでなく、毎月クライアントに請求書を毎月作成して送付する必要があるでしょう。各種請求額を記載した請求書を作成・発行する請求書発行業務は、エンジニアやクライアントが増える分だけ業務負担が増加します。
その業務負担の軽減となるのが、契約管理システムです。
契約管理システムは、請求書発行業務だけでなく契約管理も効率化します。今回は、おすすめの契約管理・請求書発行システムを解説します。
INDEX
そもそもSESとは？
SES（System Engineering Service【システムエンジニアリングサービス】）とは、ソフトウェアやシステムの開発・保守・運用などの特定の業務における委託契約の一種です。
自社で雇用するエンジニアをクライアント先に常駐させて、エンジニアの技術力を提供する契約のことをいいます。
SES契約は準委任契約と同じ意味を持ち、請負契約のように「完成品に対しての報酬」ではなく、業務の遂行を目的として報酬が支払われるのです。
SESの契約管理システムとは？
SES企業は、自社で雇用する多くのエンジニアの勤怠・契約管理だけでなく、エンジニアの出退勤データを元に、毎月クライアントに請求書を作成して送付するなど煩雑な業務を抱えています。
また、それらの業務はクライアントやエンジニアの人数が増える分だけ業務負担が増加してしまうのです。
そのようなときに、業務負担を軽減できるのがSES企業向けの契約管理システムとなります。契約管理システムを活用することでSES業務でのミスを減らし、担当の業務コストの削減も可能です。
SESの契約管理でよくある問題2選
SES企業の契約管理で問題になるのは、具体的にどのようなことでしょうか。
ここでは、SES企業の契約管理でよくある2つの問題について解説します。
クライアントごとに契約条件に違いがあり管理が煩雑になる
クライアントによって、SES契約の条件は内容が異なることが多いため、クライアントによって違う契約条件を間違えないように管理する必要があります。
クライアントの数が増えるほどそれぞれの契約管理が煩雑となるため、営業から経理などへの部門間の情報共有もしなければなりません。
さらに、常駐させるエンジニアの数も増えると、勤怠管理も煩雑になることもSES企業ならではの課題といえるでしょう。
契約条件の異なる請求書の計算ミス等が発生しやすい
クライアント先によってSESの契約条件が異なれば、クライアントごとに個別の契約条件に応じて請求金額を算出し、請求書を作成・発行しなければなりません。
個別の条件で請求書を作成・発行する作業は煩雑であるため、クライアント数が多いほど、また常駐させるエンジニアの数が増えるほど業務の工程でミスが発生しやすくなります。
そのため、クライアント数の多いSES企業が、契約管理システムなどを活用していなければ、請求漏れや請求間違いといったヒューマンエラーが発生する可能性が高まるでしょう。
SESの契約管理システムの種類
SES企業は、クライアントごとにSESの契約条件に応じて請求書を個別に作成・発行しなければなりません。そのため、請求書発行業務が煩雑になり、ミスが発生しやすい傾向にあります。
そのような請求書発行業務の問題を解決し、業務を効率化する手段として有効なのが「契約管理システム」です。
ここでは、さまざまな契約管理システムの種類について解説します。
勤怠管理連携型システム
エンジニアの勤怠状況をデータとして自動集計し、そのデータを請求書発行業務に活用できるのが、勤怠管理連携型システムです。
SES企業の請求書は、エンジニアの勤怠状況や交通費などの経費によって請求金額を決定します。
勤怠管理連携型システムは、勤怠管理機能で集めた勤怠状況のデータを請求書発行業務に連携させます。そのため、別々で管理していた勤怠管理と請求書発行業務を連携させて、効率よく業務を行えるようになるでしょう。
エンジニアの勤怠管理から請求書発行業務に課題を抱えている企業におすすめです。
人員管理連携型システム
人員管理連携型システムは、請求書発行業務を含む請求書業務に対応しているだけでなく、人員管理機能も備わっているシステムとなります。
「人員管理」・「要員稼働率の把握」・「案件と要員のマッチング」・「各要員のスキルチェック」などの機能により、エンジニアの人員配置の状況や稼働状況などの確認や調整が可能です。
人員管理連携型システムは、SES企業において重要となるエンジニアの管理機能が充実しています。
人員管理（エンジニアの稼働率の把握やマッチングなど）に関する課題を抱えている企業におすすめです。
請求書管理特化型システム
請求書管理特化型システムは、クライアントの情報や契約条件を含む契約情報をデータベース化し、それを活用して請求書や注文書などの書類発行が可能となります。
請求書管理特化型システムは、オンライン上で提供されているサービスを、インターネットを介して使用するクラウド型が主流です。
請求書管理に特化していることから、請求書管理特化型システムには入金管理・未収金管理などの機能もあります。
請求書発行業務や入金管理などの経理業務を改善したい企業におすすめです。
ワンストップ型システム
ワンストップ型システムは、請求書発行業務を含めたSES企業のさまざまな業務をワンストップで一元管理できるシステムです。
対応している業務はシステムによって異なりますが、「クライアントの管理やエンジニア情報の管理」・「システム上での連絡」・「請求書などの作成」・「契約情報の管理」・「案件とエンジニアのマッチング」などの業務に対応しています。
各機能に細かい機能がなくとも、1つのシステムであらゆる業務を包括的にカバーしたい企業におすすめです。
SES契約に活用できる契約管理システムの選定ポイント
SES企業が契約管理システムの選定をする際には、自社に必要な機能が利用できるかなど事前に確認すべきポイントがいくつかあります。
ここでは、契約管理システムの選び方のポイントについて詳しく解説します。
自社に必要な機能が揃っているか
契約管理システムを選ぶ際には、そのシステムに自社に必要な機能が過不足なく備わっているかどうかを確認しましょう。
契約管理システムはそれぞれカバーできる業務の範囲が異なります。請求書発行機能のみが必要な場合と、クライアントの契約条件やエンジニアの勤怠状況などのデータを連動させて請求書を自動作成する機能も必要な場合では、自社に適するシステムは異なるでしょう。
そのため、必要とされる機能や解決したい課題に応じてシステムを選ぶことが大切です。
加えて、一般的に機能が多いほどシステムは高価になるため、コスト面に問題がないかどうかも確認しておきましょう。
サポート体制は充実しているか
契約管理システムを選ぶ際には、サポート対応が充実しているものを選ぶと万が一のときにも安心です。
サポート対応は有料としている契約管理システムも多いため、事前にサポート対応が有償か無償かどうかを確認しておきましょう。
また、サポート対応の範囲や内容についても確認しておくことをおすすめします。
価格は適正か
契約管理システムの価格は、システムによって大きく異なります。
システムの利用料金は、従量課金制のものや定額制のものがあります。また、同じシステムでもカバーする業務範囲やオプションに応じて変動するのが一般的です。
各社のシステムの違いを確認したうえで、費用対効果があり、自社の事業規模や予算などに対して適正な価格のシステムを導入しましょう。
請求書作成機能の詳細を確認しよう
ひとくちに請求書作成機能といっても、機能の詳細はシステムによってさまざまです。
請求書を作成してPDFとして出力するだけのものや、エンジニアの勤怠状況はシステム外で集計する必要があるもの、クライアントごとの詳細な設定ができないものなどがあります。
一方で、勤怠管理連携型システムのように、システム内の勤怠管理データを請求書に活用できるものもあります。
それぞれのシステムでの請求書作成機能の詳細を確認し、自社の業務に適したものかしっかりと吟味しましょう。
SES契約におすすめの契約管理システム5選
最後にSES企業におすすめの契約管理システムを5つご紹介します。
それぞれのシステムの特徴を確認し、自社にあったものを選びましょう。
Fairgrit®
「Fairgrit®」は、煩雑なSES業務の効率化が可能なSES業務管理ツールです。
「エンジニアの勤怠管理」・「契約管理」・「顧客管理」・「営業管理」・「請求書作成」など、SES業務をワンストップで管理。
案件情報や勤務表のデータを元に請求書を自動で作成し、クリックひとつでクライアントに自動でメールを送信可能なため、業務担当者の手間を大幅に削減可能です。
さらにエンジニアがシステムに登録する週報には、エンジニアの気分を登録することが可能なため、勤怠管理とあわせてエンジニアのメンタルケアもできるという特徴があります。
初期費用は0円で、月額費用は55,000円から利用できます。
SESクラウド
「SESクラウド」は、人員管理連携型システムです。エンジニアの稼働率向上を目的としたシステムで、「人員管理」・「案件管理」・「契約管理」・「請求書等の作成」などの機能があります。
「SESクラウド」には、条件に見合うエンジニアと案件情報（自社・他社）をマッチング検索する「マッチング機能」があるのが特徴です。
ようかん
「ようかん」は、人員管理連携型システムです。営業支援を目的としたシステムで、「人員管理」・「案件管理」・「顧客管理」・「データ分析」・「入金管理」・「請求書等の作成」などの機能があります。
エンジニアごとの売上の計画・実績・達成率を確認することができ、部署・取引先・プロジェクト・達成率といった条件でフィルタリングし、細かい分析が可能です。
SESWorks
「SESWorks」は、契約管理を一元化することを目的としたシステムで、「契約管理」・「人員管理」・「勤怠管理」・「営業支援」・「請求書作成」などの機能があります。
とくに勤怠回収・請求書作成・契約確認の業務をシンプルかつ効率的に管理することが可能です。勤怠の回収状況や契約の進捗は一覧として確認ができ、請求書は自動で作成ができます。
Cloud Staff
「Cloud Staff」は、あらゆる業務を効率化することを目的としたシステムで、「契約管理」・「人員管理」・「案件管理」・「勤怠管理」・「顧客管理」・「営業支援」・「入金管理」・「請求書等の作成」などの機能があります。
安全や信頼性、セキュリティ機能に優れ、クラウドサービス情報開示認定制度やプライバシーマーク制度の認証を受けたシステムです。加えて、インボイスにも対応しています。
SES契約管理システムを導入し、煩雑な業務を効率化しよう
SES企業の請求書発行業務は、クライアントごとに契約条件に応じた請求書を作成することが必要なため、業務が煩雑になりがちです。
業務が煩雑化すると担当者の負担を増加させ、ヒューマンエラーを発生しやすくなります。業務効率化により担当者の業務負担を軽減し、ヒューマンエラーを極力排除するには、契約管理システムを活用するのがおすすめです。
とくにFairgrit®であれば、エンジニアの勤怠管理を元に簡単に請求書が作成できるため、業務効率化や業務コスト削減を考えている方は、Fairgrit®を導入してみてはいかがでしょうか？
参考：SAVEE | 日本最大級の金融サービス口コミメディア
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