取引先管理で重要視する内容を解説！最適なツールで効率よく管理しよう
会社の業績を左右する要因のひとつに、取引先に関する情報をどれだけ管理できているかがあります。取引先の企業がどのような状況にあるのかを知らずにいると、売掛金の回収ができないままになってしまう可能性や、突然の解約などのリスクが高まるでしょう。
これらの事態を避けるためにも、どのように取引先管理を行うべきかや、効率よく管理するために役立つ情報を紹介します。
INDEX
取引先管理とは何を管理するのか？
そもそも、取引先管理とはどのような情報を管理することなのでしょうか。また、なぜ取引先管理を行う必要があるのでしょうか。
ここでは、取引先のどのような情報を管理するべきかに加えて、管理する意味を解説していきます。
売掛金や信用情報
取引先管理で最も重要な項目と言えるのは、取引先企業の業績が判断できる売掛金の情報や信用情報です。これらの情報を管理することによって、安定感のある企業かどうかを判断する基準にできます。
業績が悪化し始めている企業であれば、売掛金の支払いができない可能性もあるため、非常に重要な業務です。また、これまでのやりとりや支払い状況などから信用情報も管理しておくと、より未払いなどを防ぐことに役立てられるでしょう。
この2つ情報を把握できれば、自社の売掛金が回収できなくなるリスクを最小限に抑えられます。
これまでの取引・購買履歴
取引先との商談が1回だけで終わるとは限らず、業種によっては、何度も取引を行うケースも多いでしょう。
どのような商品やサービスに興味を持っていたのかなどの情報を記録することによって、次の商談のときに、効果的な提案の予測を立てられます。
また、取引先からの要望にだけ応えるだけではなく、予測したデータから取引先に喜ばれそうな情報を前もって提示することによって、良好な関係を築けるなどのメリットもあります。そのため、商談時には記録漏れなどがないよう注意しましょう。
顧客管理をする上での注意点
効率の良い顧客管理を行うためには、管理する手順や、収集すべき情報を事前に決めておくことが大切です。
ここでは、顧客管理を行ううえで注意したいポイントを3つ紹介します。
誰でも運用できるようにマニュアルなどを作成する
顧客の情報管理を誰でも運用できるように、マニュアルを作成しておきましょう。取引先との商談に関わるすべての人が、同じような水準で顧客の情報を管理する必要があります。
人によって集めている情報が違っていると、情報管理の効果を発揮できない可能性が高まります。
そのため、事前に収集したい情報の内容をマニュアル化し、足並みをそろえる必要があるのです。
また、マニュアルの整備を進めることで、組織内で一定水準まで共通した情報を収集できるようになります。社員間で集める情報の差が出ないような、誰にでもわかりやすいマニュアルを整備し、顧客管理を行いましょう。
セキュリティ問題に注意する
信用情報や売掛金など顧客の重要な情報を取り扱っているので、情報が流出しないように厳重なセキュリティを施さなければなりません。また、管理用にパソコンやモバイル端末を使用するのであれば、サイバー攻撃に合うリスクを考慮しましょう。
複数の従業員が、さまざまなデバイスで情報を管理するのであれば、アクセスする人数の分だけ情報漏洩のリスクが高まります。万が一にでも取引先の情報が漏洩してしまったとなると、信用を失うことになり、今後の取引に影響するだけでなく、場合によっては賠償問題に発展してしまうこともあるでしょう。
ツールやデバイスのセキュリティ対策を行うだけではなく、従業員のセキュリティ意識の向上ができる取り組みも並行して行うことが大切です。
顧客情報は一元管理する
多くの取引先と商談を行えば行うほど、多くのデータを管理しなければなりません。そのため、情報の管理コストを下げるためにも、データは一元管理を意識しましょう。
複数の担当者が別々のパソコンにデータを保管していると、必要な情報を探し出すのに手間がかかってしまいます。できるだけ工数を削減するためにも、クラウドサービスなど、情報を一元管理できるツールを用いて、簡単に共有や確認ができる仕組みを作ることが大切です。
ただし、複数で確認できる仕組みを作るとセキュリティが甘くなる可能性も高まるため、このようなツールを利用する際には、セキュリティ面もあわせて確認しましょう。
取引先管理ツールを選ぶときのポイント
取引先の管理には、専用の管理ツールを使って効率よく管理する方法がおすすめです。
ここでは、数ある管理ツールの中から、自社にあったツールを選ぶときに押さえておきたいポイントを4つ紹介します。
必要な情報を管理できるか
取引先管理ツールを選ぶなら、まずは自社が管理したい情報に対応したツールなのかを確認しましょう。
ツールのメイン機能は似通っていたとしても、それぞれのツールごとに機能に違いがあります。自社で管理したい内容を取り扱うことができなければ、導入する意味がありません。
まずは自社で管理したい主な項目を決め、それに対応したツールなのか、また自社で使いたい機能がそろっているかなどを確認することが大切です。
さまざまなデバイスからアクセスが可能か
社内だけでなく、部署によっては外出先でも取引先の情報を確認したい場面があるでしょう。見たいときにいつでも情報を見られるようにするには、さまざまなデバイスからアクセスできるかどうかも確認すべきポイントです。
外出先で情報を確認するだけでなく、手に入れた情報をその場で速やかに入力できれば効率よく情報を更新できます。そのため、パソコンだけでなくスマホやタブレットからでもアクセスできるツールであれば、さらに利便性が向上することでしょう。少なくとも管理業務に携わる従業員が使用しているデバイスには、対応していることを確認しておいてください。
専門的な業務に対応しているか
顧客管理はどのような業種であっても行うべき管理業務ですが、業種や企業によって、必要な機能や顧客情報として扱う項目が異なる場合もあるでしょう。
そのため、管理ツールを選ぶときには、特殊な業界であっても対応できる汎用性の高いツールを選ぶことをおすすめします。
ツールの導入を検討する際に、自社の同業種向けに導入した実績があるかを確認しておくとよいでしょう。
取引先の情報を管理できるツール
取引先管理を行うときに使用されている主なツールは、Excelと専用ツールの大きく分けて2つあります。それぞれのツールの特徴について解説しますので、どちらを選択するか判断するための参考にしてください。
Excel
Excelはさまざまな業務で使用する機会が多いソフトのため、取引先管理にもExcelを使っている企業は多いでしょう。
Excelは自由度が高いツールですので、必要な項目を好きなフォーマットで設定できることなど、自社の管理方法に即したものに作り上げることが可能です。
また、複雑なツールではないので、誰でも比較的簡単に情報を入力しやすいというメリットがあります。
しかし、データを集計してグラフにする作業や、分析を行うといった作業が簡単にしにくく、データが増えるほど管理がしづらくなるというデメリットもあります。
また、誰が情報をいつ更新したのかが把握しづらく、誤操作で情報が消えてしまったというトラブルも起きやすいです。
分析などは不要で単純に取引先の情報を一覧で管理しておきたいだけならExcelで十分ですが、集計やグラフの作成、分析などの機能を使いたい場合は、専用ツールの利用をおすすめします。
専用の取引先管理ツール
取り扱う企業データが多く、グラフや分析などさまざまな機能を使いながら管理をしたい場合は、専用ツールを使うのがおすすめです。
管理コストはExcelよりかかってしまいますが、取引先管理に必要な基本的な項目は設定されていますので、導入直後からすぐに使えます。
また、データの集計やグラフ作成などが自動で行える機能が備わっているツールも多いため、管理業務にかかる時間を大幅に削減できるでしょう。
ただし、各管理ツールごとに使える機能に違いがあるので、自社の管理方法を最も効率化してくれるツールを見つけることが大切です。
SESの取引先管理なら「Fairgrit®」がおすすめ
取引先管理のためのツールとして、さまざまな種類がありますが、SES管理業務に特化したツールとしておすすめなのが「Fairgrit®」です。ここでは、Fairgrit®のおすすめポイントを紹介していきますので、ツール選びに役立ててください。
取引先の営業情報がひとつにまとまる
Fairgrit®の特徴のひとつが、高い視認性です。営業情報をコンパクトに一目でわかるようにまとめているので、情報を探す手間がかかりません。
簡単な操作で誰でも欲しい情報にアクセスできることがFairgrit®の強みです。
リアルタイムでの情報更新が可能
Fairgrit®は、スマホからでも入力が可能なため、社内だけでなく外出先でもデータの情報更新が可能です。
外出先でも簡単に更新ができることで、担当者間でリアルタイムに情報の共有ができるため、効率よく情報を管理できます。
また、操作性も優れているため、入力する側の負担も軽減され、ちょっとした隙間時間に手間をかけずに入力できるという点もメリットといえるでしょう。
エンジニアの管理も一手に行える
取引先だけでなく、SES企業で必須となるエンジニアの管理にも対応しているのがFairgrit®の特徴です。
エンジニアごとの出勤状況や進捗状況を、一目で把握できる上に、経費の申請なども一覧にして表示してくれるので、所属しているエンジニアの管理業務を大幅に簡略化できます。
また、Fairgrit®なら、SES業務でとくに煩雑となるクライアントへの請求書作成業務の効率化にも対応しています。
案件情報や勤務表のデータを元に請求書を自動作成し、さらにクリックひとつでクライアントに自動でメールを送信してくれるため、作業担当者のコストを大幅に削減することが可能です。
エンジニアの管理や請求書作成業務を簡単に効率よく行いたい企業にとくにおすすめのツールといえます。
自社に最適な取引先管理ツールを選択しよう
取引先管理を行うことによって、売掛金を回収できなくなるリスクを最小限に抑えられたり、次回の商談に備えて適切な提案ができるようになったりします。
そのため、企業の業績向上のためにも、取引先管理をしっかりと行うことが大切です。
しかし、取引先の管理は適切に行わなければ情報漏洩などのリスクも発生します。
取引先管理を適切に、かつ効率よく行うためにも、自社にあった専用の取引先管理ツールを使用することが大切です。
企業ごとに必要とする機能が異なるため、自社が必要とする機能や項目が備わっているツールを選ぶようにしましょう。
Fairgrit®メディア編集部です。
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