収支管理はどのような管理方法？有効な管理ツールも解説
プロジェクトの成功や効率の良い経営には、収支管理が欠かせません。しかし、具体的にどのような管理方法を収支管理と呼んでいるのか、あまり良く理解していない方もいるでしょう。
この記事では、収支管理の内容や項目を解説します。また、どのようなメリットがあるのかや、より簡単に管理ができるようにするためのツールの紹介もしますので、ぜひ参考にしてください。
INDEX
収支管理とはどういう手法？
収支管理とは、簡潔にまとめると、入ってくるお金と出ていくお金を管理することです。
どれだけ売上があったとしても、あまりにも経費を使い過ぎてしまうと、利益を残せません。最悪の場合は、赤字になってしまう可能性があるため、収入と支出のバランスを常に意識することが重要です。
支出が多すぎる場合には、カットできる部分を探し、逆に思ったよりも支出が少ない場合には広告費などを追加することによって、さらに大きな利益を目指せます。このように、収支管理はプロジェクトや経営を成功させるために必要な管理方法です。
収支管理で取り扱う3つの項目
収支管理を行うときには、いくつかの管理項目があります。続いては収支管理を行うにあたって、チェックしなければならない3つの項目を紹介します。
売上管理
収入の部分を把握するために行うのが、売上管理です。会社で扱っている商品ごとに、単価と売り上げた数量から売上金額を把握したり、いつ売れたのか記録したりします。
季節によって販売数が変動する商品などもありますので、正確にデータ化しておくことが重要です。さらに、売上データを記録することで、このデータを元に売上予測を立てられます。
売上予測を立てるときは、過去のデータだけでなく、社会情勢などによって商品の売れ行きが変動する可能性も考慮しましょう。
予算管理
支出面で管理をしなければならないもののひとつが予算です。売上予測を立てることができたら、予測通りの売上を達成するために必要な予算を立てましょう。
売上予測が大きくなれば、それだけ予算も大きくなるケースが多いですが、本当にその予算が必要か確認してください。少ない予算で効率よく売上の向上を目指すこともありますので、予算に応じてしっかりと戦略を考えなければ、売上予測に届かない可能性もあります。
原価管理
支出部分の管理項目には他に、原価管理があります。原価は大きくわけて2つから構成されており、1つ目が仕入れ原価で、2つ目が製造原価です。仕入れした商品をそのまま販売することもありますが、仕入れをした後に自社工場などで加工する場合には製造コストがかかります。
商品を倉庫や販売店まで輸送するコストなど、さまざまな費用をトータルした金額を含めて原価を算出する必要があります。正確な利益を算出するために、原価の管理も正しく行いましょう。
収支管理を行うメリット
収支管理を行う前にメリットを把握しておくことで、より効果的に管理をすすめられます。ここでは、複数あるメリットの中から3つに絞って紹介します。
無駄なコストを削減できる
収支管理をせずに、どんぶり勘定でプロジェクトを進めていると、なかなか無駄に気づきにくいです。利益が残せていないと感じているだけでは、何が原因で利益が目減りしているか気づくことはできません。
収支管理を行うことによって、何にどれくらいの金額が使われているのかを正確に把握できます。このように収支の流れを把握することで、無駄なコストに気づきやすくなるというメリットがあるのです。無駄を減らすことによって利益率が改善につながります。
利益向上を目指せる
先ほど紹介したように、収支管理を行うことによって、むだなコストにいち早く気づき、利益率の改善が可能です。さらに、むだに使われていたコストを、有効なコストに変えることができれば、より大きな利益へつなげられます。
たとえば、成果が得られていない広告を削って、別の広告媒体を利用することによって売上を改善できる可能性があるでしょう。できる限り利益がでているプロジェクトに予算をまわせるように、必要のないコストを見極めるようにしてください。
メンバーのモチベーション向上につながる
収支を数値化することによって、現状把握を簡単にできるようになります。予定よりも早いペースで売上目標を達成できそうであることや、昨年度の売上の更新ができたことなどが一目でわかるため、達成感を味わいやすくなるでしょう。
成功体験を簡単に共有できるため、次も頑張ろうという意欲も共有できます。そのため、収支管理を行うことによって従業員のモチベーションを高く保つことに役立ちます。モチベーション維持を目的にするのであれば、高すぎる売上目標を設定せず、適切な目標を設定することが重要です。
収支管理を行うときにはPDCAサイクルを回すことが大切
むだなコストを見つけることができたら、利益の向上につなげるために、PDCAサイクルを回すことが推奨されます。
PDCAとは、Plan・Do・Check・Actionの頭文字を集めたものです。計画通りに実行し、思った通りの成果が得られたのかを確認した上で、修正を加えてから次の計画をまた立てるというようなサイクルで着実に改善していくことが大切です。
とくにPlanとCheckを行うときには、収支管理のデータをもとにすると、より正確にPDCAを回せます。
収支管理は専用のツールを活用しよう
収支管理をExcelで行っているという企業は少なくありません。しかし、Excel自体は収支管理に特化したツールではないため、収支管理に特化したツールを利用した方が操作性や視認性などの面で優れているのでおすすめです。
専用ツールなら、集計や分析の機能が搭載されているため、Excelでは手間がかかってしまう作業を簡単に行うことができます。また、月ごとに売上と目標達成率を見やすく表示してくれるなど、視認性もよいため、財務を管理する部署以外の従業員も一目で把握可能です。
なお、収支管理の専用ツールには、インストールするタイプの他にクラウド型があります。どちらにもメリットとデメリットがありますので、それぞれの特徴を詳しく見ていきましょう。
クラウド型収支管理ツール
クラウド型のメリットは、インターネットに接続できる環境であれば、どこからでもツールを利用できるという点です。
パソコンだけでなくスマホからでも簡単にアクセスできるので、ログインさえできればいつでも、どれくらいの目標を達成できるのかを確認することが可能になります。場所を選ばないことから、リモートワークを導入している企業での活用にもおすすめです。
インストール型収支管理ツール
インストール型の場合は、ツールがインストールされている端末でしか操作できません。そのため、特定のパソコンからしかデータにアクセスできないというデメリットがあります。
しかし、ネット環境に左右されることなく利用できるという強みはあるので、アクセスが集中している時間帯に動作が重くなることや、アクセスできないというトラブルに巻き込まれることはありません。
収支管理ツールを比較するときのポイント
世の中には多数の収支管理ツールが販売されているため、どのツールを選ぶべきか悩んでしまいます。選び方にはさまざまなポイントがありますが、ここではポイントを4つ絞って紹介します。
機能や特徴
基本的な性能はどの収支管理ツールも似ていますが、詳しく見てみるとそれぞれの収支管理ツールには異なる機能や特徴があることがわかります。
「どれも機能面は一緒だろ」と、適当にツールを選ぶと自社に必要な機能が含まれていない可能性があります。企業ごとに収支管理の方法は違うため、自社のやり方に合わせて最適な機能を持っているツールを選ぶことが重要です。
導入費用
管理ツールには、インストール型とクラウド型があります。インストール型は、購入費用だけで使うことができますが、最新のバージョンに更新するためには、再び購入するしかありません。
一方で、クラウド型は毎月の使用料を払い続けなければなりませんが、常に最新の状態が維持されます。「最初の数カ月は使用料無料」などのキャンペーンを行っているインストール型のツールもありますので、費用にどれくらいの違いが出るのかを確認しておきましょう。
専門性の高さ
どの業界にも対応できる汎用性の高いツールも販売されていますが、業界ごとに特化したツールを取り扱う会社もあります。特殊性の低い業界であれば、あまり気にする必要はありませんが、IT業界のように異なる部分が多い業界の場合には、専門性の高いツールの方が使いやすい傾向にあります。
業界に特化している専門ツールを取り扱っている会社もあるので、自分の会社に必要な機能が付いているかを確認し、他のツールと比較してみることがおすすめです。
セキュリティ面
自社の重要情報を取り扱っているため、ツールのセキュリティ性を確認しておくことも大切です。サイバーテロは他人ごとではなく、どの会社でも被害にあう可能性を秘めています。
収支管理のために集めたデータの中には、当然、社外秘であるものも含まれていることでしょう。大事なデータが外部に流出してしまうリスクは、最小限に抑えなければなりません。
セキュリティの面では、インストール型よりもクラウド型の方が優れていると言えます。インストール型を使用する場合には、充分なセキュリティ対策が必要であることを理解した上で導入しましょう。
SESの収支管理なら「Fairgrit®」がおすすめ
収支管理ツール選びをするときのポイントの1つとして、専門性の高さがあることを紹介しましたが、SESのプロジェクトであれば「Fairgrit®」が専門性の高いツールでおすすめです。最後にFairgrit®の特徴を紹介していきますので、収支管理ツールを選ぶときの参考にしてください。
エンジニアごとの粗利率を把握できる
Fairgrit®は、エンジニア一人ひとりに関するデータの収集を行ってくれるので、いつでも粗利率を確認できます。簡単にエンジニアの成績を確認できるため、経営状況の把握がしやすいです。
会社全体の収支も見やすく表示されます。限られた時間を節約することは非常に重要な項目ですので、ひとりずつのデータ集計をしてくれるFairgrit®の一押しの機能です。
経費や案件に関する情報を一括管理
エンジニアからの経費の申請をメールやチャットで行っている企業がほとんどではないでしょうか。エンジニアの数が多くなれば、その分だけメールのやりとりが増えてしまうため、新着のメールの内容を確認するだけでも一苦労です。
しかし、Fairgrit®なら経費の申請内容を確認できるため、見落とすなどの心配はありません。また、契約更新が近づいているエンジニアを一覧にして表示する機能もあるため、契約期間も管理が楽になります。
エンジニアの成績からモチベーションまで確認可能
Fairgrit®には、エンジニアのプロフィールや成績を一目でわかりやすく表示してくれる機能があります。会社側がエンジニアごとの成績を確認することはもちろんですが、エンジニア自身が自分の成績を確認することも可能です。
エンジニアが知りたい情報にすぐにアクセスできるため、無駄なストレスを減らすことにより満足度を高められるでしょう。また、週報機能でエンジニア一人ひとりのメンタル状況まで確認できるため、必要なときに適切なフォローをエンジニアに行えます。
他社で働くことが多く、メンタルの確認が難しいSES業界でも、ツールを活用することでモチベーションの維持ができるのです。
収支管理に最適なツールを選択しよう
収支管理をすることによって、無駄なコストを早めに見つけられます。PCDAサイクルを回すことによって、より大きな利益を見込めるようになるでしょう。
さまざまなメリットがある収支管理ですが、Excelで管理するには非常に大きな労力が必要になってしまいます。自社に合った管理ツールを使うことによって、労力を最小限に抑えながら利益の向上を目指していきましょう。
Fairgrit®メディア編集部です。
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