ご契約完了から本稼働開始までの平均期間は「およそ1ヶ月」
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ご契約から本稼働までの流れをご説明します！
Fairgrit®開発統括 兼 広報／マーケティング統括 兼 カスタマーサクセス担当の早川（はやかわ）です。
今回は「ご契約完了から本稼働開始の流れはどんな感じなの？」という点についてご紹介したいと思います。
なお、本稿でご紹介する流れにつきましては、実際にご契約を締結させていただく際にご説明させていただいておりますのでご安心ください。
システム自体はすぐに使えますが……
Fairgrit®はSaaSサービスということもあり、ご契約完了直後からご利用可能となります。
……といっても、それはあくまで「システム自体」のお話。
Fairgrit®に限った話ではないですが、システムやサービスは「導入すれば終わり」というわけではなく、「導入してからがスタート」であると言っても過言ではありません。
Fairgrit®をご活用いただくためには従業員やお取引のある企業様、案件に関する情報などをご登録いただく必要がありますし、エンジニアの皆さまへの周知やバックオフィスメンバーの皆さまの機能習熟なども必要となります。
私どもカスタマーサクセス担当は、オンボードミーティングとマニュアル／メール文例などのドキュメントのご提供を通じて、ご契約から本稼働開始までの期間もお客様をサポートいたしております。
オンボードミーティングとは？
それでは具体的な流れをご説明させていただきます。
まずは、「オンボードミーティング」について。
Fairgrit®のご契約から初期設定、初期データのインポートや業務ごとに応じた具体的な操作方法などなどを、双方で画面を共有しながらご説明1コロナ禍ということもございますので、本稿執筆時点では原則としてWeb会議で行わせていただいておりますする……というのが大まかな内容となります。
お顔を拝見しつつ、実際に操作している画面を私どもでも確認しながらご説明いたしますので、ご不明な点やお客様のビジネススタイルに応じた設定／使用方法などをリアルタイムでお伝えすることができ、スムーズに最短期間で本稼働を実現していただけるようになります。
このオンボードミーティングは通常3回2ご希望や必要に応じて、追加で開催する場合もございます行っており、各回1時間〜1時間半ほどのお時間を頂戴いたしております。
それでは各回のおおよその内容についてご紹介して参りましょう。
初回オンボードミーティングの概要
初回のオンボードミーティングでは、ご利用契約とFairgrit®の初期設定（会社情報や勤怠ルールなど）を行います。
決裁権をお持ちで会社の情報を把握されている方——すなわち代表取締役などの役職者の方にご参加いただく必要のある回となります。3後述の通りデータインポートについてもご説明いたしますので、そのあたりの作業を担当される方にもご同席いただくとスムーズです
詳細は初回オンボードミーティング開催に先立ってご案内いたしますが……
- クレジットカード情報（クレジットカード払いの場合）
- 期首月4会計期間の始まりとなる月のことで、仮に決算月が「3月」であれば4月となります
- 会社ロゴや社印の画像データ5請求書記載用
- 銀行口座情報6請求書記載用
- 各種通知先となるメールアドレス7メーリングリストなど
- 「案件選択制度」8エンジニア自身が参画案件を選べる制度や「単価評価制度」9お客様からいただく単価でエンジニアの評価を決める制度の採用状況
- 評価期間や評価基準10単価評価制度を採用される場合のみ
- 会社としての定時や有給付与ルール
……などの設定をサポートさせていただきながら実施していただきます。11必要な情報がすべて手元に揃っていると、スムーズです
一通りの設定が終わったら、必要に応じて設定が必要な項目のご説明や、データインポートについてのご説明させていただきます。
もちろん、ご質問事項などがあればその場で随時ご回答させていただきますので、ご安心ください。
第2回オンボードミーティングの概要
第2回のオンボードミーティングでは、データインポートについての状況をお伺いしてお困りごとやご不明点などを解消させていただきます。
第1回目からおよそ1週間後を目処に開催させていただき、データインポートの実務を担当されている方にご参加いただく回となります。
第1回終了後、お客様には必要なデータを収集いただき、Fairgrit®へのインポートまでを実施いただきます。
しかし、従業員やお取引のある企業様、案件の数などによってはインポートデータを作成いただくのに時間を要する可能性がございます。
特にこれまで体系的に情報が整理されていない場合は、紙の書類を探してひとつひとつ電子化するなどの一手間が必要となりますので、さらにお時間が掛かるかと存じます。
この第2回は「インポート完了時点」ではなく「インポートデータ作成から1週間経過時点」で開催させていただいており、作業中のお困りごとや不明点などを解消させていただくことを目的としております。
場合によっては「データ作成に時間が掛かりすぎて厳しい」といった状況になってしまっているかもしれません。
そのようなケースの場合はお客様が現在直面しているお困りごと／解決したい課題などをお伺いして優先順位付けをお手伝いさせていただき、「○○は後回しでも大丈夫ですよ」といったアドバイスをさせていただくこともございます。
お客様の状況やお考えに応じて、可能な限り最適なご提案や柔軟な対応をさせていただきます。
第3回オンボードミーティングの概要
第3回のオンボードミーティングでは、実際の各業務12営業、事務経理、エンジニア管理についてFairgrit®の具体的なシチュエーションごとにオペレーションをご説明します。データインポートが完了したタイミングを目処に開催させていただき、Fairgrit®を実際にご利用になるバックオフィスメンバーの方にご参加いただく回となります。
ご説明するシチュエーションは、下記の通りです。
- 管理HOMEに表示されている項目の確認ポイント
- 新入社員が増えたときの対応方法
- 営業を開始するときの対応方法
- 参画中案件の延長確認方法
- 請求書の発行方法
- 勤怠や経費系の申請に対する対応方法
- 提出された週報に対する対応方法
上記以外にも「こういうときどうするの？」といったことがあれば、都度詳細をご説明させていただいております。
それらのご説明が終わったら、従業員の皆さまへの周知を含む正式運用のスケジュールや段取りについて、お客様とご相談しつつ確定してまいります。
ご提供しているドキュメント類
ちなみにこの第3回のタイミングでマニュアルやメール文例をご提供いたしております。
Fairgrit®の開発状況に応じて若干の差異が可能性はございますが、本稿執筆時点では下記のドキュメントをご提供させていただいております。
（※ドキュメントタイトルだけを列挙させていただきます）
- エンジニア様向け機能に関するドキュメント
- 01_はじめにお読みください
- 02_週報の提出
- 03_勤怠・経費の申請
- 04_プロフィール・成績・案件情報
- 05_自社勤務表の提出
- 06_営業からの提案状況
- APPENDIX_シチュエーションによる入力例（勤怠・経費の申請）
- APPENDIX_シチュエーションによる入力例（週報の提出）
- バックオフィスメンバー様向けドキュメント13第3回でお話しする内容をドキュメント化したものが主です
- 01_デイリータスク
- 02_新入社員の追加
- 03_営業の開始方法
- 04_延長確認の方法
- 05_請求書の発行方法
- 06_勤怠・経費申請の決裁
- 07_週報の返信
- メール文例
- 周知メール（新入社員向け）
- 周知メール（既存従業員向け移行前周知用）
以上のドキュメント類はあくまで基本的なものとなっており、必要に応じて追加でドキュメントを作成しご提供する場合もございます。
本稼働開始はゴールではありません
これまでご紹介いたしましたとおり、ご契約から本稼働開始までの期間を通常3回のオンボードミーティングとドキュメント類のご提供を通じてサポートさせていただきます。
これらを順番に行っていくと、本稼働開始までに大体1ヶ月ほど掛かる形になります。
もちろんこの期間はお客様の状況やお考えによって大きく変動いたしますので、「できるだけ早期に導入したい」など特段のご希望がございます場合はご契約時にご相談ください。
私たちにとって、「本稼働がスタートする」というのはゴールではありません。
Fairgrit®の本稼働がスタートしたとしても、その後ご活用いただけなければ意味がありません。
Fairgrit®のご契約時から本稼働までの期間と同様、本稼働後についても最大限のサポートをさせていただき、お客様のビジネスの成功に寄与して参ります。
なお、本稿でご紹介した事項はあくまでも概要であり、わかりやすさのために簡略化して記載している箇所や省略している箇所がございます。
例えば「実際の課金はいつからスタートするの？」など細かい点で気になるところがあるかと存じますが……。
本稿でご紹介しきれなかった事項についてはWeb会議等で直接お伝えさせていただきますので、ぜひ「お問い合わせ」よりご連絡ください！
株式会社エージェントグロー 取締役。
2020年に1児のパパになりました。
趣味は音楽。メインはDTMですが、シンセやギター、ウクレレあたりを嗜んでいます。
