勤怠管理の必要性とは？効率よく管理する方法も紹介
2019年4月の「働き方改革関連法」の施行に伴い、労働基準法や労働安全衛生法といった労働規制にかかわる一連の法律が改正されました。これにより、企業には今まで以上に適正な勤怠管理が求められるようになっています。
また、勤怠管理は労働時間を管理するためだけでなく、従業員の健康維持のためにも重要なことです。そこで今回は、勤怠管理の必要性や勤怠管理の方法、勤怠管理システムのメリットについて解説します。
INDEX
勤怠管理が必要な理由
そもそも、なぜ企業は適正な勤怠管理を行う必要があるのでしょうか。ここでは、代表的な理由を3つ解説します。
法律と労働条件遵守のため
2019年の労働安全衛生法の改正により、客観的な勤怠管理が義務づけられました。勤怠管理自体を行わないことによる罰則はありませんが、管理不足で従業員に長時間の残業をさせた場合、法律違反となる可能性があります。
例えば、労働基準法第32条では、「1日8時間、1週40時間（法定労働時間）を超えて労働させてはならない」と定められています。これに違反すると、罰則（6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金）が科せられます。
なお、労働基準法第36条に基づく労使協定（36協定）の締結、および所轄労働基準監督署長への届出を行うことにより、従業員に法定労働時間を超過して働いてもらうことが可能です。その場合でも、時間外労働は月45時間、年360時間が上限となります。
また、臨時的な特別の事情があって労使が合意する場合でも、 年720時間、複数月平均80時間以内（休日労働を含む）、月100時間未満（休日労働を含む）を超えることはできません。また、月45時間を超えることができるのは、年間6カ月までです。
このような法律に違反しないためにも、適正な勤怠管理が必要です。
参考（e-Gov 法令検索）：
従業員への給与支払いを正確に行うため
労働時間に応じた正確な給与を従業員に支払うためにも、勤怠管理は必要です。
従業員に正確に給与を支払う義務は法律でも定められています。例えば、労働基準法第24条の「賃金全額払いの原則」により、事業主は労働時間を原則として1分単位で計算し、切り捨てることなく、全ての労働時間に対して賃金を支払う必要があります。
また、労働基準法第37条により、時間外労働や休日労働、深夜労働には割増賃金を支払わなければなりません。
労働時間に対して正確な給与を支払わないと従業員とのトラブルになりかねないため、勤怠管理を正しく行い、給与を正確に支払うことが重要です。
参考（e-Gov 法令検索）：
従業員の健康維持のため
働きすぎによる従業員の健康被害を防ぐためにも、正確な勤怠管理は重要です。従業員に長時間労働をさせてしまうと、肉体的にも精神的にも負担がかかってしまい、健康に悪影響が出る可能性があります。また、労働契約法や労働安全衛生法などにより、事業主は従業員の健康を守ることが義務づけられています。
具体的には、従業員の長時間労働が常態化していれば業務量を調整するなどして是正したり、健康診断を実施したりすることが必要です。また、快適な職場環境の整備をしたり、企業の規模によっては産業医や衛生管理者などを選任したりすることも求められます。
勤怠管理で管理が必要な項目
勤怠管理の項目のなかで、給与計算や人事評価に関連するのは、主に以下の項目です。
・労働日数
・始業時間と終業時間
・労働時間数
・時間外労働時間数
・深夜労働時間数
・休日労働時間数
・有給休暇の取得日数と残日数
上記の項目は給与計算に必要となる項目のため、管理していないと従業員に正確な給料を支払えない可能性があります。
また、「欠勤日数」「早退、遅刻回数」「休憩時間」なども把握しておくと、より正確な勤怠管理が行えます。
勤怠管理をしないリスク
勤怠管理をしないと、どのようなリスクがあるのでしょうか。ここでは、主なリスクを3つ解説します。
法律違反
勤怠管理は、労働基準法と労働安全衛生法で定められているとおり、事業主が守らなければならない法律上の義務です。
また、労働基準法では、労働者を雇用する事業者に、労働者名簿や賃金台帳、出勤簿などを法定帳簿として整備し、保存することを義務づけています。賃金台帳には、労働日数や労働時間数などの情報を記載しなければいけません。そして、出勤簿には出勤日や労働日数、始業時間、終業時間などの情報を記載する必要があります。
勤怠管理をしないとこれらの帳簿が作成できないため、法律違反になってしまうでしょう。
未払い残業代の発生
勤怠管理ができていなければ、給与計算を正しく行うことができず、残業代や割増賃金の未払いが発生する可能性があります。
残業時間や休日労働、深夜労働を把握し、正しい給与を支払うのは、事業主の義務です。
残業代などの未払いがあれば、従業員の不信につながるだけではなく、法律違反となるリスクもあります。
社会的信用の低下
勤怠管理を怠った場合、法律違反になるだけでなく企業の社会的信用を喪失しかねません。コンプライアンス違反になるリスクもあります。
勤怠管理を正しく行い、従業員の労働日数や労働時間をしっかり把握するよう法律で定められているため、違反した場合は行政指導の対象となります。また、行政指導に対して是正を行わなければ書類送検されるケースもあります。
行政指導や書類送検になった場合、企業の信頼は大きく失墜してしまうでしょう。その結果、取引先との関係が悪化したり、従業員の離職につながったり、悪いうわさが広がって採用力が低下するなど、悪影響が生じる可能性があります。
勤怠管理の代表的な方法
勤怠管理を怠ると、さまざまなリスクが生じる可能性があることについて解説しました。それでは、具体的にどのようにして勤怠管理をすれば良いのでしょうか。代表的な方法を4つ紹介します。
タイムカードで管理
タイムカードとは、従業員の始業時間と終業時間を把握するために使用する打刻システムのひとつです。専用用紙（タイムカード）をタイムレコーダーに差し入れて打刻します。
タイムカードの導入に必要なものは、タイムレコーダーと従業員分の専用用紙です。専用用紙やインクを追加する際に費用が必要となりますが、それを踏まえても比較的安価に導入できます。また、誰でも簡単に使用でき、運用に際して特別な知識を必要としません。
しかし、専用用紙の回収や集計、保管などに手間がかかることや打刻漏れが発生しやすいこと、さらに不正打刻を行いやすいというデメリットがあります。加えて、直行直帰する場合などに社外から打刻ができない、リアルタイムに労働時間を把握できないという問題もあります。
出勤簿で管理
出勤簿の用紙に、従業員が手書きで始業時間、終業時間、休憩開始時間、休憩終了時間を記入し、締め日に用紙を回収して労働時間を手作業で集計する方法です。少人数の企業の勤怠管理に適しています。
費用としては、用紙代や筆記用具代くらいしか必要にならないため、低コストで始められることが可能です。しかし、タイムカードと同様に用紙の回収や集計、保管などに手間がかかるのをはじめ、記入漏れが発生しやすく、紛失のリスクもあります。
また、容易に不正申告できるため客観性の担保が難しく、出勤簿の導入の際は申告された労働時間が正しいものであるかどうかを企業が把握する仕組み作りが必要です。
Excelで管理
Excelなどの表計算ソフトでフォーマットを作成し、そこに従業員が始業時間、終業時間、休憩開始時間、休憩終了時間を入力する方法です。
通常業務でExcelを使っている企業であれば、追加コストをかけずに導入することが可能です。また、入力内容は関数やマクロを使えば自動的に集計できるため、集計の負担を大幅に軽減できます。
しかし、関数やマクロを改変してしまったり、入力ミスをしたりすると集計内容が間違ったものになるため注意が必要です。加えて、法改正などにより集計方法に変更が生じた場合は、関数やマクロを調整する必要があります。
また、出勤簿と同様に自己申告となるため、不正防止の面で問題が残る点にも注意が必要です。
勤怠管理システムで管理
勤怠管理システムとは、始業時間や終業時間などを管理できるシステムです。一般的な打刻方法は、従業員がパソコンやスマートフォンで勤怠管理システムへログインして、「出勤」「退勤」などのボタンを選択することで始業時間や終業時間などを記録します。
システムにアクセスすることで勤怠情報を確認できるので、リアルタイムに従業員の労働時間を把握できるのがポイントです。また、入力内容は自動集計されるため、人為的ミスが発生しにくく集計の手間がかかりません。さらに、システムによっては社外からでも打刻できるため、テレワークや在宅勤務を導入している企業にも適しています。
従業員ごとにIDやパスワードを発行して管理するケースも多いため、セキュリティ面も安心です。
効率よく管理するなら勤怠管理システムがおすすめ
案件管理クラウドシステムは、無料で使えるものから高額なものまでさまざまです。この中から、自社に合ったものを選択することが重要です。
自社に合わないシステムを選択してしまうと、導入したにもかかわらず成果が出るのを待たずに使用を中止してしまうケースもあります。システムによっては、機能や金銭面に問題はなくとも、従業員が使いこなせないケースもあるため、事前に使用感を確認することが大切です。
自社のニーズを明確化し、デモやトライアルを活用しながら、運用のしやすさも考慮してシステムを選択しましょう。
勤怠管理にかかる時間を大幅に削減できる
勤怠管理システムを導入すれば、用紙の回収やデータ入力、集計、内容の確認作業といった多くの業務を自動化、効率化できます。また、集計時の計算ミスなども防ぐことが可能です。
別途設定を行うことで、中抜けが許されているテレワーク制やフレックスタイム制などの複雑な勤務形態であっても簡単に労働時間の集計ができます。
さらに、勤怠管理システムを給与計算システムなどと連携すれば、データを流用できるため、さらなる業務の効率化も可能です。
労働基準法違反を防げる
勤怠管理システムを導入すれば、リアルタイムで従業員の労働時間を把握できるため、労働基準法違反となる働き方にならないよう、事前に対策を講じやすくなります。
労働基準法では、労働時間を正確にチェックすることが義務づけられています。また、36協定で定められた上限を超えて勤務させてしまうと罰則を科せられてしまう可能性があるため、労働時間については常に正確な情報を把握する必要があります。
勤怠管理システムを導入すれば、時間外労働の上限に達しつつある従業員を即座に把握でき、注意を促すことが可能になるため、労働基準法違反を防げるでしょう。
法改正にすぐに対応できる
多くの勤怠管理システムは、法改正があるとそれに対応したアップデートがなされます。したがって、勤怠管理の担当者が法改正の情報を集めて手作業で仕様を変更しなくてもすぐに対応することが可能です。
法改正に気づかないまま対応漏れによるミスが発生すると、企業は罰則を受ける可能性があります。このため、担当者は適宜法改正の情報を集め、法改正があればすぐに勤怠管理の方法や業務プロセスを見直さなければいけません。
しかし、勤怠管理システムを導入していれば、法改正による対応漏れが起こる心配がなくなり、法改正に伴う業務負担も軽減できます。
労働時間の正確な管理や不正を防げる
勤怠管理システムなら、従業員の始業時間や終業時間を客観的かつ正確に記録しやすくなります。システムによっては、インターネット環境さえあれば社外から打刻できるものもあります。このため、営業などで直行・直帰する場合でも、実態業務に即した打刻をすることが可能です。
また、タイムカードで起こりやすい「他人による打刻」を防ぐため、生体認証による打刻を導入しているシステムもあります。他にも、外出先での勤務が多い従業員の不正を防ぐために、打刻場所をGPSで確認できる機能もあり、正確な労働時間管理に役立つでしょう。
このように、勤怠管理システムを導入すれば、不正を防いで労働時間を正確に管理することができるようになります。
SES企業の勤怠管理にはFairgrit®の利用がおすすめ
企業の規模や勤務形態、業種などによって最適な勤怠管理システムは異なります。SES企業の勤怠管理なら、SES企業のバックオフィス業務に特化したFairgrit®の導入をご検討ください。
Fairgrit®には、通常の勤怠管理機能の他に、エンジニアの管理に役立つ機能が備わっています。例えば、週報機能により稼働時間やメンタル状態を把握でき、フォローが必要なエンジニアを自動で一覧化することが可能です。この機能により、時間外労働の上限に近づいている従業員や、メンタルに不調が出ている従業員を把握でき、問題解決に向けてスピーディーに対策が打てます。
また、Fairgrit®は勤怠管理だけでなく、エンジニアの勤怠情報と案件情報から自動で請求書を作成し送付する機能や、契約更新が近いエンジニアを一覧化する機能などもあり、SES企業のバックオフィス業務を効率化することが可能です。
勤怠管理は適切に行う必要がある
勤怠管理は、労働基準法と労働安全衛生法で定められた事業主の義務です。法律違反の防止、従業員への正確な給与支払い、従業員の健康維持のためにも、勤怠管理を正しく行いましょう。
企業規模が大きい場合や勤務形態が複雑な場合、またノンコア業務を効率化したい場合は、勤怠管理システムを導入することをおすすめします。
Fairgrit®メディア編集部です。
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