就業管理とは？勤怠管理との違いと管理方法の違いを解説
働き方改革関連の法律が整備されたことにより、従業員の就業管理を見直すことを検討する企業も増えています。
また、就業管理の他にも「勤怠管理」という言葉がありますが、就業管理と勤怠管理には具体的にどのような違いがあるのかはっきりわからないという方も多いのではないでしょうか？
この記事では就業管理と勤怠管理の違いについて解説するとともに、就業管理の必要性や、就業管理・勤怠管理に関するシステムを導入するメリットについても解説していきます。
就業管理・勤怠管理について詳しく知りたい方は、ぜひ参考にしてください。
INDEX
就業管理とは？
企業には労働基準法により、従業員の労働時間を適正に管理し、健康的に働ける環境を整えておくことが義務化されています。 そのため、就業規則や法令が遵守されているかを把握した上で、従業員がどのような就業状況にあるのかをしっかりと管理しなければいけません。 具体的には、適切な労働時間で働くことができているか、もしくは決められた日数の休日をしっかりと消化することができているかといった確認作業を行うことになります。 なお、管理をするためにはまず、従業員の労働時間や休日などにまつわる働き方のルールが必要です。このルールとなる就業規則をしっかりと定めた上で、従業員が適切に守れるよう管理することを、就業管理と呼びます。 従業員の健康は、会社の業績とも深く関係します。そのため、就業管理は企業にとって重要な管理業務であると言えるでしょう。
労務管理・人事管理との違い
就業管理と似たような言葉に、労務管理や人事管理がありますが、これらにはどのような違いがあるのでしょうか。 就業管理は就業時間などをはじめとした、従業員の働き方を包括的に管理することを指しますが、労務管理はそれに加えて給料や各種手当、福利厚生が適切であるのか確認する作業などの管理業務も含まれます。 そのため、労務管理の中に就業管理も含まれているというイメージです。 それに対して人事管理は、従業員の採用や解雇などに加えて、どの部署に誰を配置するかを決めたり、仕事ぶりを評価したりする管理業務を指し、就業管理とは管理する方向が違ったものとなります。
就業管理と勤怠管理の違い
就業管理よりも一般的になじみが深い言葉に「勤怠管理」があります。 就業管理と勤怠管理は、業務内容として共通するものが多々ありますが、大きな違いとしては業務の範囲に違いがあります。 ここでは、就業管理と勤怠管理の違いを「就業」と「勤怠」の言葉の意味から比較して確認してみましょう。
「就業」とはその日の業務に従事すること
まずは「就業」という言葉の意味について確認しておきましょう。 就業という言葉の意味を調べると「毎日決まった時間に就業する」という例文とともに紹介されており「その日の業務に従事すること」「仕事に取り掛かること」と解説されています。（出典：デジタル大辞泉（小学館）） このように、毎日その日の業務に従事して働くことを「就業」と呼ぶことからも、就業管理は、会社として従業員が毎日働いていく上での包括的な管理をすること、ルールを守って従業員が健康的に働いていける体制を整えるといった目的があります。
「勤怠」とは稼働状況のこと
一方で、勤怠の意味を調べると、「出勤と欠勤」もしくは、「仕事に励むことと怠けること」と紹介されています（出典：デジタル大辞泉（小学館））。 遅刻や早退、欠勤などの状況を「勤怠」と表現することからも、勤怠管理とは、毎日の従業員の出退勤管理をすることを意味しているのです。 また、企業には従業員の残業状況や有給の取得状況も管理する義務があるため、勤怠管理では毎日の出退勤とあわせて、残業や有休管理なども行っています。 就業管理は「広く従業員の働き方を管理する」、勤怠管理はさらに細かい「出退勤、労働時間などの管理をする」ことだと考えておきましょう。
就業管理・勤怠管理が必要な理由
就業管理や勤怠管理は、従業員一人ひとりの働き方をしっかりと管理する必要があるため、かなり労力が必要な業務です。 それでも就業管理や勤怠管理が必要とされるのにはどのような理由があるのか、ここでは、就業管理と勤怠管理の必要性について解説していきます。
法を遵守する必要があるため
企業には、労働基準法などの法律を遵守する義務があります。 そのため、従業員の長時間労働や給料未払いなどが発生すると罰則を受けるだけでなく、過重労働による健康被害や過労死などの問題により、従業員や家族から訴訟を起こされる可能性もあります。 そのような事態に発展すると企業としての信頼度も低下し、企業の存続問題にも関わる重大な事態になるリスクもあるのです。 就業管理や勤怠管理を適正に行うことで、従業員を守る健全な企業を目指しましょう。
従業員の健康を守るため
ストレス社会とも言われる現代において、従業員の健康を守ることは企業の重要な役割といえます。 過酷な長時間労働やパワハラ・セクハラなどにより、心身ともに健康を損なう従業員が増えると、従業員のモチベーションも下がり、安定した経営を行うことが困難になるでしょう。 従業員一人ひとりの就業管理・勤怠管理を徹底し、会社としてのルールをしっかり制定することで、従業員の精神的・肉体的な不調を防ぎ、従業員が安心して働ける環境づくりができます。
正確な給与計算をするため
給与計算が正確にできていないと、企業と従業員の間でトラブルが発生する可能性があります。 労働契約を結んでいる以上、企業には契約内容に沿った給与を支払う義務がありますので、日々の労働時間を正確に把握し、勤務時間に対して正当な給与を支払っていることを、いつでも証明できる状態にしておくことでトラブルを回避できます。 しっかりと勤怠管理を行っていれば、残業時間を多めに申告するなどといった不正受給も防げるでしょう。 なお、会社退職者は、退職後2年間は未払い分の給与を請求することができるので、後のトラブルへの対応を考えると、最低でも2年間は勤怠情報を保管しておくことをおすすめします。
働き方改革に対応するため
近年「働き方の多様化」「長時間労働の慢性化」「有給取得率低下」などの問題により、働き方改革関連法が2019年4月から順次施行され、各種労働関連の法律が改正されました。 労働基準法の主な改正点としては、残業時間の上限規制がされたこと、年5日の有給休暇取得を義務付けたこと、労働時間を客観的かつ適正に管理することが義務付けられたことなどが挙げられます。 これらに違反した場合は企業が罰則を受けることになるため、これまで以上に就業管理・勤怠管理を適正に行うことが企業に求められています。
就業管理・勤怠管理にはシステム導入がおすすめ！導入するメリット
働き方改革により労働基準法などが改正され、企業の就業管理・勤怠管理の重要性がますます高まり、適正に労働時間を管理できる「勤怠管理システム」の導入を検討している企業も増えてきています。 ここでは、企業が就業管理・勤怠管理のために勤怠管理システムを導入するメリットについて具体的に紹介します。
就業管理・勤怠管理の効率化が可能
勤怠管理にタイムカードを使っている企業の場合、打刻された時間の集計は手作業で行わなければなりません。Excelなどに打ち込むのも手作業になるため、従業員が多ければ多いほど担当者の業務負担が大きくなる作業です。 しかし、システムを導入することによって、集計作業にかかる手間や時間をなくせます。これまでタイムカードを回収し、集計していた時間がゼロになり、その分のリソースを他の業務に回せるようになるため、得られる恩恵は大きいと言えるでしょう。 また、業務負担を減らせれば担当する人員削減や残業時間削減にもつながり、業務に関わるコスト削減を図ることも可能です。
正確な勤怠管理ができる
これまでタイムカードや紙の勤務表で自己申告による勤怠管理を行っていた場合、タイムカードを他の人に代理打刻してもらったり、適当な時間を自己申告で記入したりといった不正が行われる可能性がありました。 また、業務が煩雑になるほど集計に手間と時間がかかり、集計時にミスが発生する可能性もあるでしょう。 このような不正やミスについても、勤怠管理システムの導入により防げます。タイムカードの改ざんや不正打刻を防止できれば、不要な残業代を支払うこともありません。 また、勤怠管理が正確であるほど、従業員の健康管理もしやすくなります。 長時間労働によって健康を損なう従業員が増えるほど生産性が低下していきますので、残業時間や休暇の取得状況を正確に管理・把握することは、企業経営を行う上で非常に重要な業務といえるでしょう。
労働基準法を遵守した管理が可能
勤怠管理システムを導入することで、毎日リアルタイムに従業員の就業状況が管理できます。 システムによっては従業員の月の残業時間が法律に違反しそうなレベルになると、警告してくれる機能が使用できるものもあり、労働基準法を遵守した管理が手間をかけずにできるようになるでしょう。 また、未消化の有給休暇がある場合、期日の数か月前に教えてくれるなどの便利な機能が備わっているシステムもあるため、働き方改革に伴う労働基準法などの改正にも、しっかりと対応可能です。
法改正にもスムーズに対応できる
政府による働き方改革の推進など、時代の変化とともに法改正が行われることもあるため、企業はそのような法改正にその都度対応する必要があります。 法改正に対応せず、労働基準法などに違反してしまうと企業が罰則を受けてしまい、企業としての信頼を失ってしまうためです。 しかし、法律が改正される度に、管理方法の見直しを行うことは企業にとっては負担が大きい作業になるかもしれません。また管理作業のすべてを人の手で行っていた場合、見落としやミスが生じる危険性もあるでしょう。 その点、システムを導入している場合、システムによっては、アップデートにより自動で法改正に対応してくれる機能もあるため非常に便利です。 近頃主流となっているクラウド型勤怠管理システムでは、常に最新の状態にアップデートされていくため、法改正にスムーズに対応できるという点でも、企業が勤怠管理システムを導入することは大きなメリットがあります。
他システムと連携できる場合も
タイムカードなどとは違い、勤怠管理システムで集計したデータは他のシステムと連携することによって、勤怠管理業務以外もスリム化を図ることができるという点も魅力のひとつです。 たとえば、給与計算のシステムと勤怠管理システムは、非常に相性の良いシステムです。勤怠管理システムと連携できれば給与計算におけるヒューマンエラーも防ぎ、企業と従業員の間でのトラブルも減らせるでしょう。 その他にもシフト表の作成など、さまざまなシステムで就業管理システムのデータを活用できる可能性があります。 使用を検討している勤怠管理システムが、どのようなシステムと連携できるのかを事前に確認しておくことをおすすめします。
SES企業の就業管理には「Fairgrit®」がおすすめ！
SES企業におすすめの就業管理・勤怠管理システムが「Fairgrit®」です。エンジニアの勤怠状況やメンタル状態まで、一目で簡単に確認できる機能を備えています。
有給や経費の申請もシステム上で行えますし、やり取りの履歴も残るため、従業員にとっても使いやすい仕組みのシステムです。
法改正後の就業管理は以前よりも注意を払わなければならない点が増えていますが、Fairgrit®を使うことで管理のわずらわしさを大幅に削減できます。
また、Fairgrit®を導入するメリットは就業管理だけではありません。クライアントへの請求書を自動で作成し、ワンクリックで送信する機能なども搭載されているため、SES企業にとって手間のかかるさまざまな業務を一つのシステムだけで簡略化できます。
導入によって、SES業務の作業時間をカットし、コスト削減も目指せるため、SES業務の効率化を目指している企業は、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか？
就業管理はシステムを導入して効率化を図ろう
就業管理・勤怠管理は、法遵守のため、また従業員の健康を守るために、企業にとっては重要な業務です。 とくに近年、働き方改革により、企業にはさらに適正な就業管理・勤怠管理が求められるようになっています。 そのため、これまでタイムカードや紙の管理表だけで勤怠管理を行っていた企業も、今後は労働時間を適正かつ正確に管理ができる「勤怠管理システム」に切り替える企業も増えています。 就業管理システムを導入することによって、労働時間を正確に記録・把握できるだけでなく、担当者の作業負担を大幅に削減することも可能なので、働き方改革に対応するため、また業務効率化のために、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。
Fairgrit®メディア編集部です。
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