予実管理と実績管理とは？目的や管理方法を解説
「予実管理」とは、企業の「予算」と「実績」を管理することを指しますが、具体的にはどのようなことを目的として行うのかわからないという方も多いのではないでしょうか？
この記事では予実管理と実績管理の目的を紹介するとともに、具体的に予実管理を行う流れや予実管理を実施する上でのポイントについて解説していきます。
また、予実管理におすすめのツールについてもあわせて紹介していきますので、予実管理について詳しく知りたい方はぜひ参考にしてください。
INDEX
予実管理とはどのような管理方法？
予実管理とは具体的にどのような管理方法のことを指すのでしょうか？ まずは予実管理の意味や、なんのために予実管理を用いるのかについて詳しく解説していきます。
予実管理は「予算実績管理」の略称
そもそも「予実」とは何かというと「予算」と「実績」を略した言葉です。 目標となる予算に対して、どの程度の実績を達成できたのかを確認しながら分析する方法です。 「予算」と聞くと経費予算のことだと考える方も多いかもしれませんが、経費だけが対象ではありません。 「予算」とは、一般的に「利益予算」「売上予算」「原価予算」「経費予算」があり、それぞれの目標数値のことを指します。 したがって、予算とは大まかに「進捗目標」と考えることもできるため、会社全体だけでなく、部署ごとや個人ごとの予実管理を別々に行うことも可能です。
具体的な業務の指針を決めるために用いられる
予実管理を行うことによって、今後どのような業務指針を設定するべきかを決めるときに役立ちます。 もし予算と実績がかけ離れている場合は、何が要因で予算に達していないのかを分析し、軌道修正することも可能です。 また定期的に予算と実績を比較しながら確認し、あわせて分析していくことで企業が抱えている課題や強みを知り、今後伸ばすべき分野などの把握にも活用できます。
予実管理を行う目的とは？
企業で予実管理を行うことには、どのような目的があるのでしょうか？ ここでは、なんのために予実管理を行う必要があるのか具体的に解説していきます。
現状の実績を具体的な数字で確認できる
予実管理の基本は、予算と実績の間にどれだけの差があるのかを把握できるという点にあります。 具体的に数値で表示しているため、ひと目でわかることがメリットと言えるでしょう。 最初から金額という数値で表すことができる売上だけでなく、すべての予算を数値化して比較することができるため、変化し続ける実績と予算の差を確認することに向いています。 曖昧さを排除して数字で状況を確認できるので、判断を間違える可能性が低いということも予実管理を使うメリットのひとつと言えるでしょう。
最初に決めた目標達成を実現するため
予実管理を行うことで、各部門の予算達成状況をリアルタイムで把握できます。 そのため、赤字が出ている部門については「なぜ赤字なのか」を分析して早めに対策を立てることが可能です。 コストがかかりすぎているのか、売上自体が少ないのかを把握し、常に軌道修正をしていくことで、目標を達成する可能性が高まっていきます。
安定した事業継続が可能になる
予実管理は売上だけでなく、利益や経費などもあわせて行うため、毎月予実管理を行うことで経営状態を適切に監視できます。 各部門ごとに細かく予実管理をすることで、部門ごとの進捗状況を把握し、早急に軌道修正ができるため、安定した事業継続が可能となります。
リスクやトラブルへの素早い対応ができる
予実管理はリアルタイムで進捗を確認できる上に、具体的に数値によって達成率を確認できるため、思わぬトラブルやリスクに対しても早めに気づき、対策を立てられます。 対応が早ければ早いほど、トラブルを切り抜けられる可能性も高くなるため、予実管理でリスクを軽減できます。
予実管理を実施する流れ
それでは、具体的に予実管理はどのようにして行えばいいのでしょうか？ ここでは、実際に予実管理を効果的に実施するための流れについて解説していきます。
①予算目標を立てる
予実管理は、予算の達成状況をリアルタイムで把握することが重要なため、まずは予算を立てる必要があります。 現実とかけ離れた予算を立てず、これまでの実績などを確認しながら、達成が不可能ではない程度の予算を立てることが大切です。
②KPIを設定し部門ごとの予算を設定する
KPI（重要業績評価指標）とは、企業が目標を達成するための具体的な行動指針のことです。 どの部門が何をいつまでに行うのか、部門ごとにKPIを設定して具体的に指針を決めることによって、目標をより達成しやすくなります。 それぞれに細分化した予算を設定して、会社全体の目標を設定していきましょう。
③予算と実績を比較し課題について分析する
目標は達成するためだけに立てるわけではなく、達成できなかった理由を考えることにも使われます。 目標を達成できなかったということは、何か具体的な原因があり、クリアしなければならない課題や弱みがあるということです。 どのような課題や弱みがあるのかを分析することで、具体的に何をどのように修正すればいいのかを把握しやすくなります。
④課題に対して解決策を立てる
抱えている課題を見つけることができたら、目標の達成のための解決策を考える段階へと移行しましょう。 現状抱えている課題の原因に対して、具体的にどのような解決策が有効かを考え、早急に実行していく必要があります。 あわせて弱みだけでなく、強みを伸ばす方法も考えていきましょう。
⑤PDCAサイクルを回し目標に向かう
PDCAサイクルとは、計画(Plan)、実行(Do)、評価(Check)、改善(Action)の頭文字を取ったもので、企業の業務効率化をはかるための考え方のことを指します。 ここまで紹介してきた手順のように、予実管理を用いながら、計画、実行、評価、改善の4つのプロセスを循環して行うことで、少しずつ最適な目標の設定に近づけることが可能です。また、課題を解決するためのノウハウも蓄積していきます。 丁寧にPDCAサイクルを回していくことが、予算の達成と事業の改善に効果的だと言えるでしょう。
予実管理を実施する上でのポイント
ここまで紹介してきたように、予実管理にはメリットも多くありますが、使い方を間違ってしまうと充分な効果を発揮できない可能性があります。 ここでは、予実管理を上手に活用するためのポイントについて解説していきます。
無理のない予算設定を行う
予実管理の予算設定をする場合は、とても達成できないような予算を設定するのはやめておきましょう。 無理のある予算を設定してしまうと大幅な見直しが必要となってしまう上に、従業員のモチベーションも下がってしまいます。 予算設定は過去の実績を確認しながら、現実的に予算達成が可能な範囲のものにしておくことをおすすめします。
目的達成の障害を事前に把握する
予実管理を行う上で、目標や目的達成の障害を確認しておくと、より正確な予算設定が可能となります。実際に目標の達成に向けて活動していない状況であっても、事前にどのような障害が発生するかを想定することはできます。 障害の内容を事前に予測できれば、トラブル解決に必要な予算や人的コストも予測できるため、予実管理の精度を向上できるのです。 KPIを設定するという点においても、障害を事前に把握することによって、適格な行動指針を伝えやすくなります。
定期的にデータを更新、共有する
予算や実績に関する情報は、積極的に更新や共有することで、目標や予算の修正などが行いやすくなります。 最初に設定した予算や目標の通りに実績が積み重なることは少ないため、進捗に合わせて予算を修正する必要があります。 リアルタイムで軌道修正を行うためにも、定期的にデータを更新して管理を行うことが大切です。 また、企業の成長に応じてデータを更新していくことによって、社員の意欲も向上していきます。社員ごとの目標達成度合いを確認するためにも、情報の共有はリアルタイムで行いましょう。
予実管理にはツールの導入がおすすめ
予実管理を行う場合は、予算作成や進捗管理、分析やレポート作成といった作業を効率的に行える、 専用のツールを導入して効率良く管理を行うことをおすすめします。 ここでは、予実管理に専用ツールの導入がおすすめな理由について3点紹介します。
効率良く情報収集ができる
予実管理を行うためには、現在の業績に関するあらゆる情報を集めなければなりません。 さらに、集めた情報がわかりやすく表示されないと、確認するまでに時間を要してしまいます。 また、社内全体への共有が簡単に行えるため、提出状況の確認やリアルタイムでの共有が可能です。
情報分析の精度を高められる
予実管理専用のツールであれば、必要な情報の入力や共有が行えるだけではなく、グラフや表を使って視覚的にわかりやすく表示できます。 予実管理ツールを導入することで、情報分析の精度を高められます。 予算や実績関連の情報を管理するのであれば、Excelでも可能です。 しかし、Excelは予実管理に最適化されたツールではないため、情報の管理や更新が行いにくいという側面があります。 そのため、入力する数値を間違えてしまったり、更新時にデータを破損させてしまったりする可能性もあるでしょう。 その点、専用の予実管理ツールであれば、Excelよりも操作しやすい設計となっているため、専門知識がいらずツールの操作に必要な人的コストも削減できます。 予実管理の属人化を防ぎたい会社にとっても大きなメリットです。
情報管理のセキュリティを向上できる
情報管理のセキュリティを高めたい場合にも、予実管理ツールがおすすめです。ニュースでも取り上げられるように、サイバー攻撃はどの企業も警戒しておかなければなりません。 古いシステムを使っている場合や、PC内にデータを保管しているケースでは、大切なデータが流出してしまうリスクが高まってしまいます。 しかし、クラウドを活用したツールであれば、常にバージョンアップを行い最新の状態が保たれるため、セキュリティ対策に強く、情報が社外に漏れてしまうリスクを最小限に抑えられます。
予実管理ツールに求められる機能とは？
予実管理を実施する上で、専用ツールを活用することは必須事項とも言えます。しかし、予実管理ツールは複数の会社が提供しているため、自社が求める機能を備えているものを選ぶことが大切です。 ここでは、予実管理ツールに求められる機能について解説していきます。
入力や集計に時間がかからない
予実管理を実施するときに問題となる点として、データを集めたり、入力したりする時間がかかりすぎるというものがあります。 あまりにも集計や入力の負担が大きすぎると、予実管理を行うためのコストが高くなりすぎてしまいます。 そのため、予実管理ツールに求められる機能として、情報の入力や集計の作業効率をどれだけ上げられるかという点が重要です。 入力項目がわかりやすく、直感的に操作できるツールであれば、入力の作業を効率的に行えるためおすすめです。
必要な情報の確認がリアルタイムで行える
予実管理ツールを活用することで、必要な情報をリアルタイムで確認ができます。 予算や実績の状況をリアルタイムで把握することによって、目標の達成が困難な状況にいち早く気づき、対策を講じられます。 そのため、必要なデータをいかに素早く抽出し確認できるかが大切です。 UIがわかりやすく、欲しい情報をすぐに探し出すことができるツールであれば、リアルタイムで情報の確認が可能となります。
具体的な解決策が立てられる用にまとめられている
目標の達成のためには、立ちはだかる課題をクリアするための解決策の検討が必要です。 解決策を考えるためには、情報をできる限り正確に分析することは欠かせません。しかし、肝心のデータが分析しやすいようにまとめられていなければ、解決策を立てることが難しくなります。 必要な情報をすぐに確認できるように、使いやすさを追求しているツールであることが重要です。また、PDCAサイクルを回すという点においても、解決策や現状のチェックが簡単に行えるツールを選択しましょう。
SESの予実管理には「Fairgrit®」の導入をご検討ください！
「Fairgrit®」は、SESの管理業務を助けるために開発されたSES業務に特化したツールです。勤怠や粗利率（成績）管理のために必要な機能をしっかりと備えており、管理に必要となるコストの削減に貢献します。 また、SES業務でとくに負荷がかかるクライアントへの請求書作成業務についても、勤務表のデータを元に請求書の自動作成が可能です。 さらに、ひと目でエンジニアの業務状況を判断でき、フォローが必要なエンジニアがすぐに把握できるため、エンジニアの離職防止にもつながります。 予実管理のコストを最小限に抑えながら、エンジニアの管理も適切に行えるツールとして、ぜひ活用してみてはいかがでしょうか？
ツールを活用しながら最適な予実管理を実施しよう
予実管理を行うことで、変化し続ける実績と予算の差をリアルタイムで確認することが可能です。 トラブルやリスクにも早めに気づけるため、その都度軌道修正を行うことで、予算目標を安定して達成できる可能性が高まります。 このように、予実管理を行うことで得られるメリットが大きいことは確かですが、情報の収集と分析に手間と時間がかかるというデメリットもあります。 そのような場合は、予実管理専用ツールを使うことによって、手間のかかる作業の効率化が可能なため、予実管理にはぜひ専用ツールを活用しましょう。
Fairgrit®メディア編集部です。
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